Ik ken Colimbra/Solera niet, waarom krijg ik deze brief?

U maakt gebruik van een postbus die gekoppeld is in uw administratiepakker waarin u berichten en/of documenten ontvangt van verzekeraars. Wellicht heeft u deze aangevraagd bij Aplaza. Deze brief gaat over het gebruik van deze postbus. Wanneer u hier in de toekomst op ongewijzigde manier gebruik van wilt blijven maken, is het van belang dat u een contract afsluit met Solera Nederland. Hiervoor kunt u het ontvangen aanvraagformulier invullen.


Moet ik technisch nog iets regelen/veranderen

Afhankelijk van uw situatie dient u technisch wel of niet iets te regelen. 

Huidig contract
EMS Berichten Documenten

Nieuw contract
TIME Intermediair Berichten & Documenten

Technische wijziging
U kunt nu berichten van meer dan 150 verzekeraars ontvangen. Wilt u hiervan gebruik maken dan moet u, naast het EMS postbusnummer, ook het I09 postbusnummer  in uw administratiepakket  inrichten. U kunt hiervoor contact opnemen met uw assurantie software pakket leverancier.

Huidig contract
EMS Documenten

Nieuw contract
TIME Intermediair Documenten

Technische wijziging
U hoeft geen wijziging door te voeren. U ontving al documenten in de postbus.

Huidig contract
EMS Download

Nieuw contract
TIME Intermediair Portaal


Technische wijziging
U hoeft geen wijziging door te voeren. U kunt zoals u gewend bent, de documenten downloaden via het portaal.

Huidig contract
STS Berichtenverkeer

Nieuw contract
TIME Intermediair Berichten & Documenten

Technische Wijziging
U kunt nu ook documenten ontvangen van een aantal verzekeraars. Wilt u hiervan gebruik maken dan moet u, naast het I09 postbusnummer, ook het EMS postbusnummer in uw administratiepakket inrichten. U kunt hiervoor contact opnemen met uw assurantie software pakket leverancier.


Het gebruik van EMS was gratis, waarom moet ik nu gaan betalen voor berichten en documenten?

Het gebruik was niet gratis, maar werd tot nu betaald door de verzenders. Toenemende wet- en regelgeving leidt tot toename van de kosten  die we evenrediger willen verdelen in de keten. Vandaar dat we ook de ontvangers gaan belasten. Hier staat tegenover dat u (in de toekomst) van meer verzekeraars berichten kunt ontvangen.


Wat betekend de wijziging naar TIME voor mij?

Afhankelijk van uw situatie zijn de onderstaande verschillen van toepassing.

Huidig contract
EMS Berichten Documenten

Nieuw contract
TIME Intermediair Berichten & Documenten

Wat verandert er voor u?

  • U kunt nu berichten van meer dan 150 verzekeraars ontvangen
  • U gaat een contract aan met Solera
  • De prijs voor het abonnement TIME Intermediair Berichten & Documenten is €83,70 per maand excl. BTW

Huidig contract
EMS Documenten

Nieuw contract
TIME Intermediair Documenten


Wat verandert er voor u?

  • U gaat een contract aan met Solera
  • De prijs voor het abonnement TIME Intermediair Document is €29 per maand excl. BTW

Huidig contract
EMS Download

Nieuw contract
TIME Intermediair Portaal


Wat verandert er voor u?

  • Er veranderd niets voor u

Huidig contract
STS Berichtenverkeer

Nieuw contract
TIME Intermediair Berichten & Documenten

Wat verandert er voor u?

  • U kunt nu ook documenten ontvangen van een aantal verzekeraars

Wat zijn de kosten van TIME voor het intermediair?

U heeft de keuze uit 3 pakketten binnen TIME Intermediair..

Pakket A: TIME Intermediair Berichten & Documenten
Met het uitgebreide pakket TIME Intermediair Berichten & Documenten kunt u de volgende berichten ontvangen van verzekeraars, serviceproviders en volmachten:
o   Prolongatieberichten (PPR)
o   Mutatieberichten (PMB)
o   Bestands Interface berichten (PBI)
o   Rekening Courant berichten (INSPRI)
o   Documenten

De abonnementsprijs van dit pakket wordt bepaald door het berichtenvolume van uw kantoor. Op basis van het jaarlijks volume wordt u ingedeeld in één van de vier staffels. Documenten tellen hierbij niet mee: deze kunt u onbeperkt ontvangen. Jaarlijks op een vast moment wordt uw abonnement getoetst aan het werkelijke berichtenvolume en indien nodig  vindt aansluitend herijking  van het abonnement voor het komende jaar plaats. Er vindt geen verrekening plaats van abonnementskosten over het afgelopen jaar, ongeacht of de werkelijke aantallen onder of boven de staffel vallen.

Staffel 1: Minder dan 50.000 eenheden per jaar:              €  83,70 per maand

Staffel 2: Van 50.000 tot 500.000 eenheden per jaar:      € 155,30 per maand

Staffel 3: Van 500.000 tot 1.000.000 eenheden per jaar: € 298,45 per maand

Staffel 4: Meer dan 1.000.000 eenheden per jaar:            € 805,40 per maand
 

Pakket B: TIME Intermediair Documenten
Binnen dit pakket kunt u automatisch onbeperkt digitale documenten in uw assurantiesoftwarepakket ontvangen van verzekeraars, serviceproviders en volmachten. De prijs is € 29,00 per maand exclusief btw.


Wie moet ik bellen/mailen wanner ik vragen heb over de status van mijn berichten in de postbus?

Voor vragen over uw berichten kunt u contact opnemen met onze Support desk via het telefoonnummer 0800 – 225 52 29 of via support@solera.nl.


Ik heb een aanbod gekregen voor TIME intermediair Berichten & Documenten / Documenten / Portaal? Is er ook een alternatief?

U kunt ook kiezen voor TIME Intermediair Documenten. Zie hiervoor de informatie onder vraag 5 (Wat zijn de kosten van TIME voor het intermediair?.


Wat moet ik doen als ik geen gebruik wil maken van uw aanbod voor TIME

U kunt dan een email sturen naar support@solera.nl ovv uw naam en EMS-nummer. Tot 1 januari 2018 kunt u gebruik blijven maken van de postbus. Daarna wordt de toegang tot de postbus geblokkeerd.


Ik heb een aanbod ontvangen voor TIME Berichten & Documenten, maar ik maak geen gebruik van berichten. Kan ik ook alleen een TIME abonnement afsluiten?

Ja, dat kan. Wij hebben het aanbod gebaseerd op de activiteiten die wij in uw EMS postbus hebben gezien. Wanneer u de berichten niet verwerkt, kunt u ook kiezen voor het pakket TIME intermediair Documenten. U ontvangt dan alleen documenten en betaalt €29 per maand, excl. BTW. U kunt het aanvraagformulier invullen en duidelijk erop vermelden dat u gebruik wil maken van het pakket TIME Intermediair Documenten. 


Ik wil nu ook graag documenten gaan ontvangen, hoe regel ik dit?

Voor het ontvangen van documenten heeft u, naast het I09 postbusnummer, een EMS postbus nodig. Heeft u deze?

> Ja, maar ik weet het nummer/wachtwoord niet. Wij kunnen dit voor u opzoeken en u van een nieuw wachtwoord voorzien.
> Nee, dan kunnen wij deze voor u aanmaken. U ontvangt van ons de gegevens.Met het EMS postbusnummer en de inloggegevens kunt u contact opnemen met uw systeemhuis voor inrichting van de postbus in uw administratiepakket.


Van welke partijen kan ik berichten/documenten ontvangen?

U kunt van de partijen in bijgaande lijst berichten en documenten ontvangen

Overzicht verzenders TIME


Waarom moet ik een verwerkersovereenkomst invullen?

Conform de Europese privacywetgeving GDPR (in Nederland AVG) moeten organisaties die met elkaar samenwerken en vanuit deze samenwerking gegevens uitwisselen, dit vastleggen in een contract. Daarom verzoeken wij u deze overeenkomst in te vullen en aan ons te retourneren via cco@solera.nl


Ik heb al een STS contract en een EMS postbus in gebruik. Wat verandert er voor mij?

Er verandert voor u niets. U heeft beide postbussen al gekoppeld aan uw administratie. U kunt ongewijzigd gebruik blijven maken van de diensten onder het nieuwe contract TIME. 


Er is sprake van 2 bedrijven binnen een holding of een fusie van 2 bedrijven. Moet ik 2 contracten voor TIME afsluiten?

Wanneer u voor 2 juridische entiteiten (dus 2 kvk- inschrijvingen) gebruik wilt maken van TIME, dan dient u 2 contracten af te sluiten. U kunt er ook voor kiezen meerdere postbussen aan 1 bedrijf te koppelen. In dat geval kunt u volstaan met 1 TIME contract.


Kan ik aangeven van welke verzenders ik documenten wil ontvangen?

Wanneer u een EMS postbus hebt, ontvangt u van alle verzenders uit de lijst (zie vraag 11) documenten. 


Ik heb een brief gehad van Solera over TIME met het verzoek om een verwerkersovereenkomst te tekenen, maar ik ken Solera niet.

Solera is de nieuwe naam van ABZ. In oktober 2017 heeft u een brief gehad over deze naamswijziging. Mogelijk is deze brief aan uw aandacht ontsnapt. Binnenkort ontvangt u ook de facturen vanuit Solera en niet meer van ABZ.


VRAGEN M.B.T. DE VERWERKERSOVEREENKOMST


Waarom wordt UNIT4 genoemd in de verwerkersovereenkomst?

Unit4 is de partij die door Colimbra wordt ingeschakeld voor hosting en beheer. Solera staat ervoor in dat deze partij aan dezelfde contractuele verplichtingen voldoet als waaraan Solera zich behoort te voldoen.


Wat gebeurt er als ik de verwerkersovereenkomst niet teken en retourneer?

Onze klanten zijn onder de huidige- en toekomstige wetgeving verplicht om een verwerkersovereenkomst te sluiten in geval van het uitbesteden van verwerken van persoonsgegevens  (art. 14 Wet bescherming persoonsgegevens). Doet u dit niet, dan blijft u zelf verantwoordelijk voor eventuele fouten die Solera maakt bij deze verwerking. Het niet ondertekenen is om die reden zeer onverstandig en in het nadeel van uw bedrijf en uw klanten.

Wanneer u de verwerkersovereenkomst niet ondertekent, dan zullen wij dit vastleggen.


Welke kosten worden bedoeld in Artikel 7 van de verwerkersovereenkomst?

Dit betreft bijvoorbeeld kosten die voortkomen uit de tijd die gemoeid gaat met het opsporen en overhandigen van de persoonsgegevens van de betrokkene. Mogelijk is deze data versleuteld of moeilijk terug te vinden in onze systemen, hier kan veel tijd mee gemoeid gaan.

Deze tijd willen we vergoed zien worden door de verantwoordelijke, dat is immers de partij die voor de betrokkene een dienst levert. 


In Artikel 8 wordt gesproken over de geldigheidsduur van de overeenkomst. Wat wordt hiermee bedoeld?

De geldigheidsduur van de verwerkersovereenkomst loopt gelijk met de overeenkomst die we met klanten hebben. De ondertekening van het aanvraagformulier leidt tot een overeenkomst. Oftewel op het moment dat u het aanvraagformulier hebt ondertekend gaat de overeenkomst in. De overeenkomst duurt totdat de overeenkomst wordt beëindigd.