Hoe kan ik bepalen welke KvK-nummers er in monitoring staan voor mijn organisatie?

Download alle bevragingsresultaten via de Audit Trail functionaliteit. Door middel van een filter (KvK=J) te plaatsen in kolom G van het betreffende bestand kunt u eenvoudig bepalen welke KvK-nummers uw organisatie in Monitoring heeft staan. Zie hiervoor Hoofdstuk 9 van de handleiding van de webapplicatie.


UBO Check: Is er een of meerdere technische document(en) beschikbaar ten behoefte van de Webservice?

De technische documentatie bestaat uit een aantal .xsd en een .wsdl. Neem contact op met Solera via het support portaal om de set te ontvangen


UBO Check: Wanneer ik een KvK-nummer invoer in de demo omgeving krijg ik geen resultaat terug. Hoe kan dit?

De data binnen de demo omgeving is fictief. Dit om de privacy persoonsgegevens te kunnen waarborgen. Voor de demo omgeving is een aparte dataset gemaakt. Neem contact op met Solera via het support portaal om de set te ontvangen


Is er een demo omgeving beschikbaar van de UBO Check?

De url is https://demo.abzportal.nl/ubo/
Download de generieke testcertificaten set die u kunt vinden op https://dp.abz.nl/
Kies voor de map “verzekeraar_test_b” en gebruik certificaat “verzekeraar-medewerkerb.pfx”
Mocht u een eigen test certificaat willen gebruiken, dan kunt u het aanvraag formulier invullen. Het formulier kunt u vinden op: https://service.abz.nl/online-identificatie/certificaten-algemeen/aanvraag-testcertificaat


Wat is de URL van UBO Check?

https://www.abzportal.nl/ubo/


Wordt de gevonden UBO('s) bij een UBO verklaring automatisch meegenomen in de periodieke toetsing?

Nee deze personen dienen zelf handmatig getoetst te worden binnen Compliancy Check.


Geeft de UBO monitoring ook een update als een bedrijf failliet gaat?

Ja de status wordt dan “Geen data-Failliet” met als calamiteit “Failliet”.


Welke UBO gegevens worden in werk vorm beschikbaar gesteld bij voorgaande 4 vragen?

Zie o.a. Handleiding webapplicatie UBO Check, Resultaten UBO Check.
De volgende gevens worden (indien gevonden) per zoekpad beschikbaar gesteld: Status, Naam, M/V, Geboortedatum, Functie, Label, Direct belang, Uiteindelijke belang, Startdatum
De gegevens worden beschikbaar gesteld in het door u ingegestelde UBO Check uitvoerformaat (XML of CSV) via het door u ingestelde kanaal (UBO On Web, STS Postbus of Postbus van Derden.


Is er een mogelijkheid om per bedrijfsonderdeel van een Erkende Deelnemer een eigen Whitelist te hanteren?

Alleen voor de bedrijfsonderdelen van een Erkende Deelnemer die afzonderlijk Erkende Deelnemer zijn van  Stichting CIS en als aparte bedrijven zijn ingericht bij Solera voor de dienst Compliancy Check.


Heeft Solera een mogelijkheid om. van door een Erkende Deelnemer eerder aangeboden KvK's, wijzigingen in de UBO's of UBO statussen door te geven zodra die ontstaan?

Zie Handleiding webapplicatie UBO Check hoofdstuk ”3.3 Monitoring”

Elke nieuwe relatie waarvoor een UBO Check is uitgevoerd, wordt automatisch in de monitoring opgenomen. Het totale relatiebestand dat is gevormd wordt dagelijks gemonitord op wijzigingen in de UBO database. Bij een wijziging krijgt u de nieuwe UBO Check resultaten automatisch aangeleverd op de wijze die u heeft aangegeven in de Instellingen.


Met welke frequentie worden wijzigingen van geteste bedrijven doorgegeven?

Zie Handleiding webapplicatie UBO Check hoofdstuk ”3.3 Monitoring”

Elke nieuwe relatie waarvoor een UBO Check is uitgevoerd, wordt automatisch in de monitoring opgenomen. Het totale relatiebestand dat is gevormd wordt dagelijks gemonitord op wijzigingen in de UBO database. Bij een wijziging krijgt u de nieuwe UBO Check resultaten automatisch aangeleverd op de wijze die u heeft aangegeven in de Instellingen.


Op welke manier worden wijzigingen van getoetste bedrijven doorgegeven?

Zie Handleiding webapplicatie UBO Check hoofdstuk “7 Wijzigingen die terug komen uit de monitoring”

Bij een wijziging krijgt u de nieuwe UBO Check resultaten automatisch aangeleverd op de wijze die u heeft aangegeven in de Instellingen.


Worden de UBO Check resultaten die zijn gegenereerd na een bedrijfswijziging ook automatisch getoetst aan de sanctielijsten met behulp van Compliancy Check?

Zie Handleiding “Webapplicatie UBO Check” hoofdstuk “5.5.8 Compliancy Check”.

De resultaten van de UBO Check kunnen worden doorgetoetst tegen Compliancy Check. Voorwaarde is dat u een Erkende Deelnemer bent van Stichting CIS, een Compliancy Check contract heeft en Compliancy Check is ingericht door ABZ. Ook dient uw Digitaal Paspoort geautoriseerd te zijn voor Compliancy Check.

Indien dit niet het geval is dan is op de Instellingenpagina de optie 'Toetsing met Compliancy Check' niet zichtbaar en is de knop Compliancy Check niet zichtbaar bij de resultaten van Bevraging UBO Check.

Als optie 'Toetsing met Compliancy Check' wel zichtbaar is en dit is aangevinkt, dan worden de gevonden relaties in UBO Check door Compliancy Check gecontroleerd tegen de sanctielijsten. U kunt aangeven of u alle gevonden bedrijven en personen door Compliancy Check laat toetsen tegen de sanctielijsten of alleen het gezochte bedrijf en de gevonden UBO’s.
Voor de communicatie tussen UBO Check en Compliancy Check is een postbus aangemaakt, waarin UBO Check uw te toetsen relaties aanlevert aan Compliancy Check. In Compliancy Check On Web kunt u de verwerking van de door UBO Check aangeleverde batch volgen. Eventuele hits komen in Compliancy Check On Web ter beoordeling in het menu-item ‘Whitelist’ en kunnen door u op de Whitelist worden gezet. De functionele beschrijving van Compliancy Check vindt u in Compliancy Check On Web in het menu-item ‘Info’.
Het nummer van de postbus voor de Compliancy Check resultaten ontvangt u van ABZ en dient u hier te selecteren.


Kent UBO Check de mogelijkheid om van, door een Erkende Deelnemer eerder aangeboden UBO's, wijzigingen in de Sanctiewet status door te geven zodra die ontstaan vanuit wijziging(en) op sanctielijst?

Zie Handleiding webapplicatie UBO Check Hoofdstuk 3.4. Periodieke toetsing uitvoeren

Hiervoor is de functionaliteit Periodieke toetsing. Als deze optie aanstaat, worden alle KvK-nummers maandelijks opnieuw gecheckt


Wat is de frequentie van de periodieke toetsing binnen UBO Check?

Zie Handleiding webapplicatie UBO Check Hoofdstuk 3.4. Periodieke toetsing uitvoeren

Als de optie Periodieke toetsing aanstaat binnen UBO Check dan worden alle KvK-nummers elke 3e zondag van de maand opnieuw gecheckt.


Op welke manier worden de resultaten van de periodieke toetsing binnen UBO Check doorgegeven?

Zie Handleiding webapplicatie UBO Check hoofdstuk 3.6 UBO Check uitvoerformaat

UBO Check uitvoerformaat: hier kunt u een keuze maken of u standaard de UBO Check resultaten wenst te ontvangen in XML of CSV formaat. Dit geldt zowel voor de resultaten die u via UBO Check On Web als via een postbus ontvangt.

De resultaten kunt u terugontvangen ion de webapplicatie of via een post (van derden).


Is het mogelijk om dagelijks bestanden t.b.v. afgesproken dienstverlening aan te bieden, te verwerken en terug te ontvangen?

Zie o.a. Handleiding webapplicatie UBO Check hoofdstuk 3.2 Terugkoppeling resultaat batch bevraging / monitoring / periodieke toetsing

Terugkoppeling resultaat batch bevraging / monitoring / periodieke toetsing kunt u instellingen bij Instellingen in de webapplicatie: 
Hier dient u te kiezen of u de UBO Check resultaten retour wenst te ontvangen via:
‒ UBO Check On Web
‒ STS Postbus. In dit geval dient u de postbus te selecteren waarin u de resultaten wenst te ontvangen.
‒ Postbus van derden. In dit geval dient u de postbus van derden te selecteren waarin de resultaten ontvangen worden.

Zie o.a. Handleiding webapplicatie UBO Check hoofdstuk 6 Batch bevraging

Via het menu-item ‘Batch bevraging’ in de webapplicatie kunt u een batch bevraging uitvoeren op elk moment dat u dat wenst.

Tevens is het mogelijk om een batchbevraging te doen vanuit uw backoffice en de batch via een postbus aan te bieden aan de UBO Check applicatie. 


Is het aantal aan te leveren, te verwerken en terug te ontvangen bestanden gelimiteerd?

Het aantal maakt niet uit.


Is een een 7x24 uurs verwerking mogelijk van aangeleverde bestanden?

7x24 uur verwerking van aangeleverde bestanden is mogelijk. De ontvangen batches worden in een wachtrij gezet en op volgorde verwerkt.


Is bestandsomvang op enigerlei wijze beperkt in omvang/aantal records?

De grootte van het bestand is beperkt in omvang/aantal records:
• Via de webapplicatie max 600KB = ca. 30.000 KvK-nummers
• Via de postbus max. 10MB = ca. 600.000 KvK-nummers


Worden in batch situaties altijd alle oorspronkelijke gegevens in de bestanden, aangevuld met het resultaat, teruggeleverd?

Ja


Is er een online functionaliteit waarmee status van batchaanleveringen en terugontvangst kan worden gevolgd?

Zie o.a. Handleiding webapplicatie UBO Check hoofdstuk 6 Batch bevraging

Via het menu-item ‘Batch bevraging’ in de webapplicatie kunt u een batch bevraging uitvoeren op elk moment dat u dat wenst.

Zie o.a. Handleiding webapplicatie UBO Check hoofdstuk 3.2 Terugkoppeling resultaat batch bevraging / monitoring / periodieke toetsing

Terugkoppeling resultaat batch bevraging / monitoring / periodieke toetsing kunt u instellingen bij Instellingen in de webapplicatie: 
Hier dient u te kiezen of u de UBO Check resultaten retour wenst te ontvangen via:
‒ UBO Check On Web
‒ STS Postbus. In dit geval dient u de postbus te selecteren waarin u de resultaten wenst te ontvangen.
‒ Postbus van derden. In dit geval dient u de postbus van derden te selecteren waarin de resultaten ontvangen worden.

Tevens kunt u een e-mailadres opgeven bij Instellingen voor terugkoppeling resultaat batch bevraging, monitoring en periodieke toetsing.


Kunnen bestanden middels FTP worden aangeleverd of is handmatig uploaden noodzakelijk?

FTP wordt niet ondersteund binnen de UBO Check applicatie.


Is het bij aanlevering door een Erkende Deelnemer van NAW gegevens van Nederlandse Rechtspersonen zonder KvK nummer, mogelijk dat Solera deze gegevens aanvult met het Nederlandse KvK nummer en de resultaten daarvan terug levert?

Het proces van verrijken van NAW gegevens van Nederlandse Rechtspersonen met een KvK-nummer wordt verzorgd door onze partner Graydon. Het proces met Graydon is als volgt:
1. U stuurt een e-mail naar dataportal@graydon.nl.
2. U krijgt bericht vervolgens via Graydon bericht dat er een directory op de FTP locatie voor uw organisatie wordt ingericht. Deze directory is alleen toegankelijk voor uw organisatie. 
3. U ontvangt van Graydon een bericht zodra een directory op de FTP locatie voor uw organisatie is ingericht. Tevens ontvangt u instructies voor het gebruik van uw directory op de FTP locatie en het uploaden van de gegevens van uw zakelijke relaties.

Hiervoor heeft Graydon onderstaande informatie nodig van uw zakelijke relaties:
• referentie (bijv. relatienummer)
• KvK-nummer
• naam bedrijf
• adres bedrijf
• postcode/plaats
4. U doet een upload van de gevraagde data van uw zakelijke relaties naar uw directory op de FTP locatie bij Graydon. 
5. U ontvangt van Graydon een bericht met de geplande leverdatum.
6. U ontvangt een bericht van Graydon zodra het verrijkte bestand voor u gereed staat op uw directory op de FTP locatie. In dit bestand wordt aangegeven welke zakelijke relaties er automatisch zijn verrijkt met een KvK-nummer, voor welke zakelijke relaties er meerdere KvK-nummers zijn gevonden en voor welke zakelijke relaties er geen match gevonden is met één of meerdere KvK-nummers. Het automatisch verrijken van uw zakelijke relatie met een KvK-nummer is een onderdeel van de UBO Check diensverlening die ABZ/Graydon aanbieden aan de deelnemers van Stichting CIS.
Daar waar er meerdere KvK-nummers zijn gevonden voor een zakelijke relatie dient u zelf de keuze te maken welk KvK-nummer het juiste is en indien er geen KvK-nummer is gevonden dan dient u deze er zelf bij te zoeken. Dit kunt u ook door Graydon laten uitvoeren. Daar zijn dan wel kosten aan verbonden.
7. Na een aantal dagen worden uw bestanden en directory automatisch van de FTP locatie verwijderd.


Kunnen bestanden zowel middels FTP als handmatig worden ge-upload?

Bestanden kunnen niet via FTP worden geupload.
Bestanden kunnen wel handmatig via de webapplicatie worden geupload.


Is het bij aanlevering door een Erkende Deelnemer van NAW gegevens van Buitenlandse Rechtspersonen zonder KvK nummer, mogelijk dat Solera deze gegevens aanvult met het buitenlandse KvK nummer en de resultaten daarvan terug levert?

Het proces van verrijken en toetsen van Buitenlandse Rechtspersonen wordt verzorgd door onze partner Graydon in samenspraak met haar partnernetwerk voor UBO Check Buitenland toetsingen. U kunt dit aanvragen door een e-mail te sturen naar dataportal@graydon.nl.Vervolgens ontvangt u van Graydon informatie over het te volgen proces.
Het proces van verrijken en toetsen van Buitenlandse Rechtspersonen valt buiten de reguliere UBO Check dienstverlening van ABZ/Graydon aan Stichting CIS. Hieraan zijn kosten verbonden. Informatie hierover kunt u opvragen bij Graydon.


Is het bij aanlevering door een Erkende Deelnemer van NAW gegevens plus KvK nummer van Nederlandse Rechtspersonen mogelijk dat Solera o.b.v. de NAW gegevens controleert of het KvK nummer correct is en de resultaten daarvan terug levert?

Het proces van verrijken van NAW gegevens van Nederlandse Rechtspersonen met een KvK-nummer wordt verzorgd door onze partner Graydon.

Graydon controleert de aangeleverde gegevens met de gematchte gegevens en geeft de resultaten daarvan terug aan Erkende Deelnemer.


Is het bij aanlevering door een Erkende Deelnemer van NAW gegevens plus KVK nummer van Buitenlandse Rechtspersonen mogelijk dat ABZ o.b.v. de NAW gegevens controleert of het KvK nummer correct is en de resultaten daarvan terug levert? 

Het proces van verrijken en toetsen van Buitenlandse Rechtspersonen wordt verzorgd door onze partner Graydon in samenspraak met haar partnernetwerk voor UBO Check Buitenland toetsingen. U kunt dit aanvragen door een e-mail te sturen naar dataportal@graydon.nl. Vervolgens ontvangt u van Graydon informatie over het te volgen proces.
Het proces van verrijken en toetsen van Buitenlandse Rechtspersonen valt buiten de reguliere UBO Check dienstverlening van ABZ/Graydon aan Stichting CIS. Hieraan zijn kosten verbonden. Informatie hierover kunt u opvragen bij Graydon.


Is het mogelijk bij aanlevering door een Erkende Deelnemer van NAW + KVK nummer van Nederlandse rechtspersonen dat door ABZ de NAW gegevens aan de hand van het KvK nummer worden gecontroleerd en het resultaat terug levert?

Graydon controleert de aangeleverde gegevens met de gematchte gegevens en geeft de resultaten daarvan terug aan Erkende Deelnemer.


Is het mogelijk bij aanlevering door Erkende Deelnemer van NAW + KVK nummer van Buitenlandse rechtspersonen dat door ABZ de NAW gegevens aan de hand van het KvK nummer worden gecontroleerd en het resultaat terug levert?

Het proces van verrijken en toetsen van Buitenlandse Rechtspersonen wordt verzorgd door onze partner Graydon in samenspraak met haar partnernetwerk voor UBO Check Buitenland toetsingen. U kunt dit aanvragen door een e-mail te sturen naar dataportal@graydon.nl. Vervolgens ontvangt u van Graydon informatie over het te volgen proces.


Zo ja, wat zijn de mogelijke waardes (welke codes, uitvalberichten, etc) die terug geleverd worden bij voorgaande 4 vragen?

• NAW-gegevens Nederlandse Rechtspersoon aangevuld met het juiste KvK-nummer.
• NAW-gegevens Nederlandse Rechtspersoon aangevuld met meerdere KvK-nummers (er zijn bijv. meerdere bedrijven gevonden op het betreffende adres met een naam die in zekere mate overeenkomt met de aangeleverde gegevens). U dient een keuze te maken welk KvK-nummer hier gekoppeld dient te worden.
• NAW-gegevens Nederlandse Rechtspersoon niet aangevuld met een KvK-nummer. Graydon heeft op basis van de aangeleverde gegevens geen match kunnen maken met een Nederlandse Rechtspersoon met een KvK-nummer. Nader handmatig onderzoek is noodzakelijk. Dit kunt u zelf doen of tegen betaling uitbesteden aan een externe partij, zoals bijvoorbeeld Graydon.
• NAW-gegevens Buitenlandse Rechtspersoon. Hierover informeert Graydon u bij de start van het proces.


Zijn matchingsresultaten van NAW-gegevens van een Nederlandse Rechtspersoon beschikbaar voor alle Erkende Deelnemers van Stichting CIS die gebruik maken van UBO Check?

De matchingsresultaten worden per Erkende Deelnemer vastgesteld en uitgeleverd en zijn niet beschikbaar voor andere Erkende Deelnemers.

Wel is het zo dat alle verbeteringen die door de uitvoering van de matching en nader onderzoek worden vastgelegd in de database van Graydon en daarmee ten goede komen aan de Erkende Deelnemers die de matching laten uitvoeren door Graydon.


Is UBO bepaling van buitenlandse UBO's mogelijk o.b.v. aangeleverde Nederlandse KvK nummers? 

Via de UBO Check applicatie wordt vastgesteld of een pad eindigt in het buitenland. Indien dit het geval is dan kan Graydon via een offline proces dat door Graydon wordt gefaciliteerd in samenspraak met haar partnernetwerk voor buitenland toetsingen aan de hand van het KvK-nummer van het laatste Nederlandse bedrijf in het zoekpad de UBO Check in het buitenland uitvoeren.


Is UBO bepaling van Nederlandse UBO's mogelijk o.b.v. aangeleverde Nederlandse KvK nummers? 

Via de UBO Check applicatie is de UBO bepaling van Nederlandse UBO's mogelijk o.b.v. aangeleverde Nederlandse KvK nummers.


Is UBO bepaling van Nederlandse UBO's mogelijk o.b.v. aangeleverde Buitenlandse KvK nummers? 

Via een offline proces dat door Graydon wordt gefaciliteerd in samenspraak met haar partnernetwerk voor buitenland toetsingen.


Is UBO bepaling van buitenlandse UBO's mogelijk o.b.v. aangeleverde Buitenlandse KvK nummers? 

Via een offline proces dat door Graydon wordt gefaciliteerd in samenspraak met haar partnernetwerk voor buitenland toetsingen.


Welke UBO kwaliteiten (Bijvoorbeeld: 100% zeker, waarschijnlijke UBO, etc) worden onderkend en terug geleverd?

De volgende status kan worden toegekend aan de uitkomst van een UBO Check toetsing:
• UBO; een persoon met een aandelenbelang van 25% of meer in het gezochte bedrijf of een persoon die op basis van zijn zeggenschap in het gezochte bedrijf (bijv. alleen tekenbevoegd) invloed kan uitoefenen op het gezochte bedrijf en daarmee te kwalificeren is als een UBO.
• Geen UBO; een persoon met een aandelenbelang van minder dan 25% in het gezochte bedrijf of een persoon die op basis van zijn zeggenschap in het gezochte bedrijf (bijv. gezamenlijk tekenbevoegd) onvoldoende invloed kan uitoefenen op het gezochte bedrijf en daarmee dus niet te kwalificeren is als een UBO, oftwel de betreffende persoon is geen UBO.
• Waarschijnlijke UBO; een persoon waarvan niet bekend is of die aandelen bezit in het gezochte bedrijf of enig zeggenschap heeft binnen het gezochte bedrijf maar waarvan feitelijk zeggenschap waarschijnlijk is gezien de rechtsvorm van het gezochte bedrijf.
Twee voorbeelden van dit laatste:
o 2 vennoten die gezamenlijk bevoegd zijn bij VOF
o 1e bestuurder van een eenmanszaak
• Complex
• Geen data – In onderzoek
• Geen data-Failliet
• Geen data-Surseance
• Geen data- Opheffing
• Geen data-Buitenland
• (leeg) i.g.v. bedrijfsleiding


Kan er ook een reden worden aangegeven waarom een UBO als ‘niet gevonden’ werd terug geleverd?

De UBO Check toont, binnen het concern van het bedrijf, welke informatie er beschikbaar is en of er UBO’s geïdentificeerd kunnen worden. Voor elke vertakking in een concernstructuur wordt het pad tot aan de hoogste entiteit doorlopen. Elk pad heeft een bepaalde uitkomst. Het kan dus voorkomen dat er verschillende uitkomsten worden gegeven voor een UBO Check op één bedrijf. De uitkomsten die per pad kunnen voorkomen zijn:
• UBO: er is een UBO gevonden in dit pad. In dit geval wordt de gevonden UBO getoond en het pad daar naartoe.
• Geen UBO: er is in dit pad geen UBO gevonden. In dit geval wordt de hoogst gevonden bestuurder getoond en het pad er naar toe.
• Waarschijnlijke UBO: er is in dit pad een persoon gevonden die waarschijnlijk een UBO is, maar waarvan dit niet met 100% zekerheid kan worden gesteld. Er dient nader onderzoek verricht te worden. 
• Complex: Het pad is ondoorzichtig / complex. Indien eenzelfde entiteit meerdere keren voorkomt in het pad en er dus een kringverwijzing ontstaat dan wordt deze uitkomst gegeven. Het pad wordt getoond. Er dient nader onderzoek verricht te worden.
• Geen data-In onderzoek: er is in dit pad onvoldoende data om een UBO te bepalen. Voor het laatst gevonden bedrijf in het zoekpad dient nader onderzoek te worden ingesteld. Dit kan Graydon desgewenst voor u uitvoeren. Deze additionele dienstverlening valt buiten de reguliere UBO Check dienstverlening en kunt u aanvragen bij Graydon. Hier zijn extra kosten aan verbonden. De verkregen resultaten uit het nadere onderzoek door Graydon worden dan via de monitoring automatisch aan u aangeleverd.
• Geen data-Failliet: er is in dit pad onvoldoende data om een UBO te bepalen. Het gezochte bedrijf is failliet. 
• Geen data-Surseance: er is in dit pad onvoldoende data om een UBO te bepalen. Er is surseance van betaling verleend aan het gezochte bedrijf.
• Geen data-Opheffing: er is in dit pad onvoldoende data om een UBO te bepalen. Het gezochte bedrijf is opgeheven. 
• Geen data-Buitenland: er is in dit pad onvoldoende data om een UBO te bepalen. Het pad eindigt in het buitenland.
• Bedrijfsleiding: de gevonden persoon bevindt zich in de bedrijfsleiding van het gezochte bedrijf maar is op basis van zijn KvK-rol niet als UBO te kwalificeren.

Zie o.a. Handleiding webapplicatie UBO Check hoofdstuk 5.4 Resultaten UBO Check e.v.:

Van het resultaat wordt het volgende getoond:
• Status
• Naam
• M/V
• Geboortedatum
• Functie
• Label
• Direct belang
• Uiteindelijke belang
• Startdatum


Wordt binnen UBO Check ook aangegeven als nog niet alle UBO’s van het gezochte bedrijf zijn gevonden?

Zie Handleiding webapplicatie UBO Check hoofdstuk 5.5.2 Totaal gevonden aandelenpercentage.

Het totaal gevonden aandelenpercentage in gezocht bedrijf wordt getoond, zowel in de webapplicatie als in de batchresultaten. Dit is het totaal van het ‘Uiteindelijke belang’ in het gezochte bedrijf, oftewel het totaal belang van alle zoekpaden bij elkaar opgeteld. Hiermee kunt u snel bepalen of er nog een UBO verklaring bij de klant opgevraagd dient te worden (indien totaal gevonden aandelenpercentage is < 75%).


Wordt ook aangegeven als de UBO wel bepaald is maar deze niet voldoet aan de definitie van een UBO (bijv minstens 25% zeggenschap/belang) ?

Dan is het Geen UBO, bedrijfsleiding leveren wij ook uit. Belang * aandeel in het gezochte bedrijf wordt getoond alsmede de bevoegdheid. Daaruit kan worden afgeleid waarom een persoon niet is gekwalificeerd als UBO.


Is er bij Solera een toetsing aan sanctie lijst(en) mogelijk?

Ja, middels de dienst Compliancy Check van Stichting CIS.

Alleen indien u deelnemer bent van Stichting CIS en uw organisatie beschikt over een overeenkomst met Solera voor het gebruik van Compliancy Check

Indien uw organisatie gebruik wenst te maken van de mogelijkheid om de UBO Check resultaten automatisch door te toetsen tegen de sanctielijsten van Compliancy Check dan geldt voor de toegang tot Compliancy Check hetzelfde als voor de toegang tot UBO Check. 
Toegang tot de webapplicatie met een daartoe geautoriseerd geldig Digitaal Paspoort.
Indien uw bedrijf niet beschikt over een Digitaal Paspoort dan kunt u deze aanvragen via http://service.abz.nl/online-identificatie/digitaal-paspoort/digitaal-paspoort-formulieren
Indien u wel beschikt over een geldig Digitaal Paspoort, maar nog geen autorisatie heeft voor UBO Check op uw Digitaal Paspoort, dan kunt u deze aanvragen via
http://service.abz.nl/online-identificatie/certificaten-algemeen/autorisatieformulier

Als uw bedrijf gebruikt maakt van Digitaal Paspoort Xtra kan de portaalbeheerder in het Selfservice Portaal uw Digitaal Paspoort voor Compliancy Check OnWeb autoriseren.
Url van de Compliancy Check webapplicatie: https://www.abzportal.nl/compliancycheck


Welke sanctielijsten worden getoetst?

Zie Functionele beschrijving Compliancy Check-v2.5, pagina 28.

Naast de standaard lijsten (zie hieronder) kunt u ook zelf interne lijsten toevoegen aan Compliancy Check zoals bijv. de PEP-lijst.

cc_sanctielijst.jpg

Welke sanctie toets gegevens worden terug geleverd?

Zie Functionele beschrijving Compliancy Check-v2.5, Hoofdstuk 3.


Kan er binnen de applicatie een KvK nummer worden opgezocht indien alleen NAW vestigingsgegevens van een Nederlandse Rechtspersoon/relatie beschikbaar zijn?

Zie Handleiding webapplicatie UBO Check, hoofdstuk 5 UBO Check toetsing(en) uitvoeren. Via de webapplicatie van UBO Check kunnen door het ingeven van bedrijfsnaam, postcode, huisnummer, huisnummer toevoeging het KvK-nummer opzoeken van het betreffende bedrijf.


Kan er binnen de applicatie een KvK nummer/code worden opgezocht indien alleen NAW vestigingsgegevens van een Buitenlandse Rechtspersoon/relatie beschikbaar zijn?

Niet binnen de applicatie, wel via een offline proces met Graydon.


Is online UBO bepaling van Nederlandse UBO's mogelijk o.b.v. aangeleverde Nederlandse KvK nummers? 

Door middel van een bevraging via de webapplicatie, webservice of batch.


Is online UBO bepaling van buitenlandse UBO's mogelijk o.b.v. aangeleverde Nederlandse KvK nummers? 

Via de UBO Check applicatie wordt vastgesteld of een pad eindigt in het buitenland. Indien dit het geval is dan kan Graydon via een offline proces dat door Graydon wordt gefaciliteerd in samenspraak met haar partner daarvoor, zijnde Bureau van Dijk, aan de hand van het KvK-nummer van het laatste Nederlandse bedrijf in het zoekpad de UBO Check in het buitenland uitvoeren.


Is online UBO bepaling van Nederlandse UBO's mogelijk o.b.v. aangeleverde Buitenlandse KvK nummers/codes? 

Via de UBO Check applicatie wordt vastgesteld of een pad eindigt in het buitenland. Indien dit het geval is dan kan Graydon via een offline proces dat door Graydon wordt gefaciliteerd in samenspraak met haar partner daarvoor, zijnde Bureau van Dijk, aan de hand van het KvK-nummer van het laatste Nederlandse bedrijf in het zoekpad de UBO Check in het buitenland uitvoeren.


Is online UBO bepaling van buitenlandse UBO's mogelijk o.b.v. aangeleverde Buitenlandse KvK nummers/codes? 

Graydon gefaciliteert in samenspraak met haar partnernetwerk voor buitenland toetsingen de UBO Check Buitenland. Dat kan gaan om een enkelvoudige toetsing of een meervoudige, batchmatige, toetsing.


Indien er geen KvK gegevens beschikbaar zijn, kan de UBO bepaling dan ook plaatsvinden o.b.v. van andere gegevens?

Zie Handleiding webapplicatie UBO Check, hoofdstuk 5.2 Opzoeken via Bedrijfsgegevens

U kunt bedrijfsgegevens opzoeken aan de hand van bijv. postcode met huisnummer.
De gevonden bedrijven worden getoond bij de resultaten in de webapplicatie. Een dergelijke service is niet voorhanden bij het uitvoeren van een UBO Check toetsing via een webservice of batch.


Is er bij Solera een online toetsing aan de Nederlandse sanctielijst mogelijk?

Middels de dienst Compliancy Check van Stichting CIS.


Is er bij Solera een online toetsing aan de Europese sanctielijst mogelijk?

Middels de dienst Compliancy Check van Stichting CIS.


Is er bij Solera een online toetsing aan de OFAC SDN sanctielijst mogelijk?

Middels de dienst Compliancy Check van Stichting CIS.


Is er bij Solera een online toetsing aan de NCCT Landenlijst mogelijk?

Middels de dienst Compliancy Check van Stichting CIS.


Is er een mogelijkheid om online opgevraagde gegevens elektronisch op te slaan op het werkstation van een medewerker van een Erkende Deelnemer?

De UBO Check applicatie kent de mogelijkheid om de UBO Check resultaten verkregen via een handmatige, webservice, batch, monitoring of periodieke toetsing, via de audit trail te downloaden en op te slaan
Daarnaast is het mogelijk om de resultaten van een batchmatige toetsing in zijn geheel te downloaden in CSV of XML formaat.


Kan een derde (bijvoorbeeld andere verzekeraar, tussenpersoon etc.) ook de resultaten zien van toetsingen die t.b.v. een Erkende Deelnemer zijn uitgevoerd?

UBO Check en Compliancy Check zijn alleen toegankelijk middels een daartoe geautoriseerd certificaat van het bedrijf of medewerker van het bedrijf met daarop de autorisatie voor de betreffende dienstverlening. Deze autorisatie kan alleen worden toegekend indien het bedrijf een geldige overeenkomst heeft met Stichting CIS (Compliancy Check) en Solera (UBO Check) voor het gebruik van de betreffende diensten.


Indien Solera ten behoeve van de afgesproken dienstverlening door Erkende Deelnemer beschikbaar gestelde data uitwisselt met een derde partij, wordt door die derde partij de ontvangen data op enigerlei wijze nog vastgelegd of bewaard?

Niet van toepassing. Solera stelt geen data ter beschikking aan een derde partij.


Worden de gegevens die een Erkende Deelnemer aan Solera ten behoeve van de afgesproken dienstverlening beschikbaar heeft gesteld na het verstrekken van de afgesproken informatie door Solera aan Erkende Deelnemer op enigerlei wijze door Solera nog vastgelegd of bew

De gegevens van de UBO Check toetsingen door Erkende Deelnemer worden vastgelegd in de Audit trail van Erkende Deelnemer binnen UBO Check. De bewaartermijn daarvan is 7 jaar.
Alle KvK-nummers waarvoor een UBO Check toetsing is uitgevoerd en waar door Erkende Deelnemer van is aangegeven dat die in de Monitoring opgenomen dienen te worden, worden door Solera in het monitoringsbestand van Erkende Deelnemer vastgehouden. Erkende Deelnemer kan alleen bij deze gegevens. Erkende Deelnemer is in staat om zelf KvK-nummers uit het Monitoringsbestand te verwijderen.


Welke gegevens worden bewaard binnen de UBO Check applicatie?

Monitoring: KvK-nummer + referentie
Audit trail: datum, tijdstip, kanaal van toetsing, actie (bevraging, verwijdering), bevrager, KvK-nummer, monitoring J/N, datum aanbieden UBO Check resultaten aan Compliancy Check, resultaat(omschrijving), totale resultaat (in te zien en te downloaden).


Waarvoor worden de gegevens bewaard binnen de UBO Check applicatie?

Ten behoeve van de klant en de werking van de applicatie.


Op welke wijze worden de gegevens bewaard binnen de UBO Check applicatie (welk medium, welke locatie, e.d.)?

In databases op gevirtualiseerde servers bij de hostingpartij van Solera.


Hoe lang worden de gegevens bewaard binnen UBO Check?

7 jaar.


Wie mag de gegevens die worden bewaard binnen UBO Check gebruiken? 

Alleen Erkende Deelnemer.


Hoe wordt geborgd dat de bewaarde gegevens niet oneigenlijk gebruikt worden?

De dienstverlening is beveiligd middels een digitaal certificaat. Derhalve heeft alleen een Erkende Deelnemer heeft toegang tot haar eigen gegevens. Bij Solera heeft alleen een database manager de mogelijkheid om productie data te wijzigen. Echter, dat kan alleen na een expliciet verzoek van de klant, een Erkende Deelnemer zelf dus, daartoe, met toestemming van de manager van IT Operations en de product manager UBO Check. Dit proces wordt ook geaudit.


Hoelang duurt het maximaal voordat een per batch aangeleverd bestand voor KvK nr. check of KvK verrijking met aangevulde resultaten weer beschikbaar is bij Erkende Deelnemer?

Dat is afhankelijk van de omvang en de kwaliteit van het bestand. Na aanlevering van het bestand kan Graydon redelijkerwijs binnen een dag de doorlooptijd van het bestand c.q. de bestandsverrijking vaststellen en vervolgens terugkoppelen aan Erkende Deelnemer.


Hoelang duurt het maximaal voordat een per batch aangeleverd bestand voor UBO verrijking met aangevulde resultaten weer beschikbaar is bij Erkende Deelnemer? 

Zie generieke-onderhoudsovereenkomst-versie-7.0 van Solera Nederland.

Bij UBO batches geldt een queue mechanisme. Dat betekent dat ze op volgorde van binnenkomst worden afgehandeld. Elke 5 minuten worden de aangeboden UBO batches opgepakt ter verwerking. Het uiteindelijke tijdstip van verwerking van een UBO batch weten we niet maar een UBO batch moet redelijkerwijs binnen 24 uur kunnen worden verwerkt.

De UBO Check resultaten worden, indien gewenst, batchgewijs tegen de sanctielijsten getoetst met behulp van Compliancy Check. UBO Check verzamelt alle batchresultaten per klant en biedt die één keer per dag, vanaf 18.00 uur ’s avonds, aan Compliancy Check aan ter verwerking. Hiermee is het mogelijk om de performance en beschikbaarheid van Compliancy Check beter te waarborgen.


Hoelang duurt het maximaal voordat een per batch aangeleverd bestand voor Sanctiewet toets met aangevulde resultaten weer beschikbaar is bij een Erkende Deelnemer? 

Zie generieke-onderhoudsovereenkomst-versie-7.0 van Solera Nederland. Deze staat op onze website.

Bij Compliancy Check batches geldt een queue mechanisme. Dat betekent dat ze op volgorde van binnenkomst worden afgehandeld. Elke 5 minuten worden de aangeboden Compliancy Check batches opgepakt ter verwerking. Het uiteindelijke tijdstip van verwerking van een Compliancy Check batch weten we niet maar een Compliancy Check batch moet redelijkerwijs binnen 24 uur kunnen worden verwerkt.


Wat is de te verwachten gemiddelde online responstijd per scherm bij gebruik van een online omgeving?

Zie generieke-onderhoudsovereenkomst-versie-7.0 van Solera Nederland. Maximaal 1,5 seconde via de webapplicatie en maximaal 0,8 seconde via de webservice.


Hoe vaak worden bij Solera de Nederlandse KvK gegevens ververst?

Graydon koopt bij de Kamer van Koophandel allerlei verschillende producten in. Van uittreksels en mutatiebestanden tot bestanden met 100% aandeelhouders. Elk product wordt met een bepaalde frequentie ingekocht. De meest belangrijke zijn hieronder benoemd:
- Uittreksels: Dagelijks, doorlopend verwerkt, integrale update;
- Mutatiebestand: Wekelijks, bevat alle mutaties op bedrijven, en alle nieuwe inschrijvingen. Afhankelijk van de mutatie alleen data update of integraal middels trigger uittreksel;
- 100% aandeelhouders: Elk kwartaal, bevat alle 100% aandeelhouders bedrijf, geen personen. Data update;
- Bestuurderswijzigingen rechtspersonen: Dagelijks, wijzigingen van bestuurders en nieuwe bestuurders van rechtspersonen. Trigger uittreksel aanvraag, dus integrale update.

Het verschilt dus per bedrijf welk onderhoudsprofiel wordt toegepast.


Hoe vaak worden bij Solera de Buitenlandse KvK gegevens ververst?

De UBO Check Buitenland wordt uitgevoerd door Graydon in combinatie met haar partnernetwerk voor buitenland toetsingen. De versingsfrequentie daarvan is niet bekend bij Solera. Hiervoor dient Graydon geraadpleegd te worden.


Welke bronnen worden gebruikt bij de UBO bepaling?

Solera maakt gebruik van de UBO Database van Graydon. Deze UBO database wordt gevoed door vele bronnen waaronder de Kamer van Koophandel (uittreksels, mutatietape, bestand met 100% aandeelhouders, faillissementsinformatie e.d.) maar ook door eigen onderzoek of wijzigingen die bedrijven zelf doorgeven aan Graydon


Hoe vaak worden UBO gegevens bij Solera geactualiseerd?

Dagelijks worden de UBO Check database bij Solera geactualiseerd.


In welke mate en op welke wijze wordt rekening gehouden met diverse verordeningen die Nederlands, Europees en mondiaal worden uitgevaardigd op het gebied van CDD?

Hier wordt rekening mee gehouden, de doelstelling van de dienstverlening is om partijen te helpen te voldoen aan de wet- en regelgeving.


Op welke wijze geeft Solera bij bepaling van het KvK nummer/code een indicatie af van de waarschijnlijkheid en juistheid van het gevonden nummer/code?

Bij de initiele verrijking van het bestand van een Erkende Deelnemer met KvK-nummers geeft Graydon aan of een door een Erkende Deelnemer aangeleverd KvK-nummer wel of niet correct is. Bij het uitvoeren van de UBO Check toetsing via de webapplicatie worden eerst de NAW-gegevens van het gezochte bedrijf getoond zodat de medewerker zelf visueel kan vaststellen dat dit overeenkomt met het bedrijf waarvoor hij onderzoek verricht. 
Bij toetsingen via de webservice of batch vindt er geen geautomatiseerde toetsing plaats of het ingegeven KvK-nummer wel klopt. Dat kan ook niet omdat Solera geen controle kan uitvoeren op het ingevoerde KvK-nummer. Dat ligt bij Erkende Deelnemer.


Is het percentage belanghebbende bij de UBO bepaling door de klant (Erkende Deelnemer) instelbaar?

Nee.


Welke logica wordt gehanteerd bij de bepaling van de UBO en de kwaliteit van de UBO?

UBO Bepaling wordt gedaan op basis van de bij Graydon bekende informatie. Graydon doet al het mogelijke om de betreffende data binnen te halen en UBO’s te traceren. De beperking is dat wanneer data niet op de markt te vinden is, de data daarmee incompleet is. Met deze beperkingen wordt rekening gehouden bij het interpreteren van de UBO data. Wij vinden op 80-85% van de getoetste bedrijven een valide uitkomst, dat wil zeggen, wij beschikken over data waaruit kan worden afgeleid of de gevonden persoon wel/geen UBO is, of het bedrijf kan geen UBO meer hebben (verwatering aandeelhouderschap of feitelijk zeggenschap). In de overige gevallen bevat de uitkomst de titel ‘Geen Data’. In die gevallen is er dus onvoldoende data om een conclusie te trekken. De 80-85% kan afwijken en is afhankelijk van de portefeuille van de klant.


Op welke wijze geeft Solera bij bepaling van de UBO's een indicatie af van de waarschijnlijkheid en juistheid van de gevonden UBO gegevens?

De waarschijnlijke UBO is geïntroduceerd op basis van klantervaringen. Deze uitkomst wordt gegeven indien niet met zekerheid kan worden vastgesteld dat de betreffende persoon een UBO is, maar dat dit wel zeer aannemelijk is gelet op de kenmerken van het bedrijf. Voorbeelden:
- Vennoten van een VOF met bevoegdheid ‘Gezamenlijk bevoegd’
- Eigenaren van een eenmanszaak waarvan bevoegdheid niet bekend is


Welke voorzieningen zijn er om de gewenste audit trail te realiseren?

Alle bevragingen en de resultaten daarvan worden voor u vastgelegd in de Audit Trail, zodat u bij audits door De Nederlandsche Bank kunt aantonen dat u voldoet aan wet- en regelgeving. 
U voert een KvK-nummer in (verplicht) en selecteert zo nodig een periode waarover u informatie wenst te hebben met betrekking tot het ingevoerde KvK-nummer.
U klikt op de button "zoeken"

Het resultaat van uw zoekactie wordt getoond in de webapplicatie.
U ziet in 1 oogopslag:
‒ hoeveel resultaten (trail entries) er zijn gevonden
‒ via welk kanaal (web, batch, monitoring) het KvK-nummer is aangeboden
‒ de uitgevoerde actie (bevraging, verwijdering)
‒ voor welk KvK-nummer de uitgevoerde actie gedaan is
‒ de datum waarop het resultaat van de UBO Check (desgewenst) is aangeboden aan Compliancy Check
‒ het resultaat van de UBO Check

Via kunt u het UBO Check resultaat inzien.
Via de button "download resultaten" kunt de Audit Trail van het betreffende KvK-nummer downloaden.


Hoe lang blijven gegevens van toetsen en verrijking online beschikbaar?

7 jaar


Is er een mogelijkheid om rapportages te maken en gegevens doorsnedes te maken?

Vanuit de Audit trail is het mogelijk om de resultaten te downloaden. Op basis daarvan kan Erkende Deelnemer zelf doorsnedes maken. 


Welke eenduidige leveringsafspraken worden opgenomen, bijvoorbeeld t.a.v. uiterste reactie/verwerking/terugleveringstermijn bij aangeboden bestanden?

Tussen Stichting CIS en Solera zijn SLA afspraken gemaakt over de dienstverlening.


Op welke wijze wordt juridisch geborgd dat door Erkende Deelnemer aangeleverde gegevens niet voor andere zaken worden gebruikt dan die welke voortvloeien uit de dienstverlenings- overeenkomt tussen Solera en Erkende Deelnemer?

Tussen Erkende Deelnemer en Solera is er reeds een Bewerkersovereenkomst opgesteld die dit borgt. Tevens geldt er een Gebruikersovereenkomst tussen Erkende Deelnemer en Solera voor de UBO Check en Compliancy Check dienstverlening.


Geldt voorgaande vraag ook voor inhuur van derden door Solera voor invulling van afgesproken dienstverlening?

Ja.


Op welke wijze vindt de facturatie plaats van de UBO Check dienstverlening

Er is geen factuurrelatie tussen een Erkende Deelnemer en Solera voor het gebruik van UBO Check en Compliancy Check.  Een Erkende Deelnemer neemt deze dienstverlening af via Stichting en betaalt daarvoor middels een deelnemersbijdrage aan Stichting CIS.


Koppelingen: Is er een geautomatiseerde koppeling tussen UBO Check en Compliancy Check?

Ja, alleen indien u deelnemer bent van Stichting CIS en uw organisatie beschikt over een overeenkomst met Solera voor het gebruik van Compliancy Check.

Indien uw organisatie gebruik wenst te maken van de mogelijkheid om de UBO Check resultaten automatisch door te toetsen tegen de sanctielijsten van Compliancy Check dan geldt voor de toegang tot Compliancy Check hetzelfde als voor de toegang tot UBO Check. 
Toegang tot de webapplicatie met een daartoe geautoriseerd geldig Digitaal Paspoort.
Indien uw bedrijf niet beschikt over een Digitaal Paspoort dan kunt u deze aanvragen via http://service.abz.nl/online-identificatie/digitaal-paspoort/digitaal-paspoort-formulieren
Indien u wel beschikt over een geldig Digitaal Paspoort, maar nog geen autorisatie heeft voor UBO Check op uw Digitaal Paspoort, dan kunt u deze aanvragen via
http://service.abz.nl/online-identificatie/certificaten-algemeen/autorisatieformulier

Als uw bedrijf gebruikt maakt van Digitaal Paspoort Xtra kan de portaalbeheerder in het Selfservice Portaal uw Digitaal Paspoort voor Compliancy Check OnWeb autoriseren.
Url van de Compliancy Check webapplicatie: https://www.abzportal.nl/compliancycheck


Is er een geautomatiseerde koppeling tussen UBO Check en de CIS Databank via FISH?

Nee, er is nog geen geautomatiseerde koppeling tussen UBO Check en FISH. Het is wel de bedoeling dat deze koppeling tot stand gaat komen. Dat wordt momenteel uitgewerkt.


Hebben systeemhuizen een koppeling met UBO Check?

CCS/Level 7 heeft in versie 9.3 (project release) de koppeling met UBO Check gerealiseerd. De reguliere release van CCS, versie 10.1, voorziet eveneens in de koppeling met UBO Check. Naar verwachting komt de release in september 2016 voor u beschikbaar.
ANVA gaat een koppeling leggen tussen het backoffice systeem van ANVA (ANVA4/5) en UBO Check. Vanaf 2 maart 2017 komt deze patch beschikbaar voor de klanten van Anva. U kunt in ANVA4/5 zelf een selectie maken van uw zakelijke relaties/branches of KvK-nummers, vervolgens kunt u een batchbestand (CSV-bestand) aanmaken en die handmatig uploaden via de webapplicatie van UBO Check.

Van Unit4 is niet bekend of en wanneer ze een koppeling met UBO Check gaan realiseren. Dat kunt u navragen bij Unit4.


Kan een Erkende Deelnemer medewerker een eerder toetsingsresultaat van een relatie later nog een keer bekijken?

Zie Handleiding webapplicatie UBO Check, hoofdstuk 9 Audit Trail. Via de Audit trail functionaliteit zoals hierboven omschreven.


Geldt dit voor zowel voor online als per batch opgevraagde gegevens?

Zie Handleiding webapplicatie UBO Check, hoofdstuk 9 Audit Trail. Via de Audit trail functionaliteit zoals hierboven omschreven.


Is er een rapportage mogelijkheid waaruit blijkt welke rechtspersoon wanneer voor het laatst getoetst is?

Zie Handleiding webapplicatie UBO Check, hoofdstuk 9 Audit Trail. Via de Audit trail functionaliteit zoals hierboven omschreven.


Is er een rapportage mogelijkheid waaruit blijkt wat het resultaat van een toets op een rechtspersoon was en welke UBO's toen getoetst werden?

Zie Handleiding webapplicatie UBO Check, hoofdstuk 9 Audit Trail. Via de Audit trail functionaliteit zoals hierboven omschreven.


Zijn rapportage resultaten en overzichten ook elektronisch te downloaden door een Erkende Deelnemer medewerker?

Zie Handleiding webapplicatie UBO Check, hoofdstuk 9 Audit Trail. Via de Audit trail functionaliteit zoals hierboven omschreven.


Wanneer moet er een UBO verklaring worden opgevraagd? 

Indien het totaal gevonden aandelenpercentage < 75%is.


Wat is een UBO?

De afkorting UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, oftewel uiteindelijk belanghebbende. Voor bepaalde (financiële) instellingen, zoals banken, trustkantoren en verzekeraars, geldt de wettelijke plicht om de identiteit van een UBO te achterhalen wanneer zij zakendoen met die partij. De achtergrond van deze bepaling is om te voorkomen dat natuurlijke personen met kwade bedoelingen, zoals bijvoorbeeld het witwassen van geld, zich kunnen verschuilen achter een onderneming, stichting of andere juridische entiteit.

De uiteindelijk belanghebbende van een juridische entiteit is de natuurlijke persoon die:

- een belang heeft van minstens 25 procent in het kapitaal van de rechtspersoon, OF

- minstens 25 procent van de stemrechten kan uitoefenen in een algemene vergadering, OF

- begunstigde is van minstens 25 procent van het vermogen van de rechtspersoon.


Kan ik aanvullende informatie in UBO Check vastleggen, bijv. n.a.v. een opgevraagde UBO verklaring?

Nee, dit is niet mogelijk. De personen die gevonden zijn aan de hand van de UBO verklaringen, dienen zelf handmatig getoetst te worden in zowel Compliancy Check als meegenomen worden in de periodieke toetsing.


Wat doe ik met de zakelijke relaties waarvan Graydon het KvK nummer niet kon vinden?

Indien er geen KvK-nummer is gevonden dan dient u deze er zelf bij te zoeken. Dit kunt u ook door Graydon laten uitvoeren. Daar zijn dan wel kosten aan verbonden.


Wat doe ik met de zakelijke relaties waarvan Graydon meerdere KvK nummers heeft gevonden?

Daar waar er meerdere KvK-nummers zijn gevonden voor een zakelijke relatie dient u zelf de keuze te maken welk KvK-nummer het juiste is.


Welke wet- en regelgeving is van toepassing? 

Voor financiële instellingen in Nederland geldt een aantal wettelijke bepalingen op basis waarvan deze instellingen moeten weten wie hun klanten zijn. 
Drie wetten zijn hierbij belangrijk:
• Sanctiewet 1977 (Sanctiewet)
• de Wet op het financieel toezicht (Wft)
• de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)
Deze bepalingen hebben onder meer tot doel het witwassen van gelden en de financiering van terrorisme tegen te gaan. U mag om die reden geen financiële dienst leveren of financiële transactie aangaan met personen en/of organisaties die op de Europese en/of Nederlandse Sanctielijst staan.


UBO Check: wat wordt er van u verwacht?

Wanneer u een financiële dienst levert of financiële transactie aangaat moet u controleren of uw (potentiele) relatie voorkomt op de Europese en/of Nederlandse Sanctielijst. 
DNB geeft een ruime definitie van het begrip ‘relatie’, namelijk een ieder die betrokken is bij een financiële dienst of een financiële transactie. Hieronder vallen onder andere: 
• cliënten; 
• vertegenwoordigers of gemachtigden; 
• uiteindelijk belanghebbenden van de cliënten; 
• begunstigden van een product (bijvoorbeeld bij een uitkering op een levensverzekering) of (internationale) overboeking van gelden; 
• wederpartij bij een financiële transactie/product (bijvoorbeeld bij uitkering van een schadeverzekering).

Deze controle dient plaats te vinden: 
• bij de beoordeling van nieuwe aanvragen zakelijke relaties. 
• periodiek op alle zakelijke relaties of er wijzigingen zijn opgetreden in het bedrijf ten aanzien van de betrokkenen.
• alvorens een uitkering te verstrekken uit hoofde van een verzekeringen naar zakelijke klanten en/of derden.


Aanmaken batch UBO Check

Een batchbestand ten behoeve van de UBO Check dient een CSV bestand te zijn met drie (optioneel vier) kolommen:

batch1.jpg

Op regel 1 dient Kolom A voorzien te zijn van een header (maximaal 20 karakters) en dient kolom B voorzien te zijn van datumTijd (12 cijfers)

Kolom C en D op regel 1 blijven leeg

batch2.jpg

Vanaf regel 2:
Kolom A (verplicht): Eigen referentie. Maximaal 50 karakters.
Kolom B (verplicht): 8-cijferig KvK-nummer. Een eventuele voorloopnul wordt vastgehouden door een ‘ voor de 8 cijfers te zetten, dus ‘01234567.
Kolom C (verplicht): J/N (zo wordt aangegeven of toetsing Compliancy Check moet worden uitgevoerd) 
Kolom D (optioneel): 0/1 (zo wordt aangegeven of het KvK-nummer in de monitoring moet worden opgenomen)
LET OP: 
Kolom D is “uitsluiten monitoring” dus een “0” betekent dat het KvK-nummer WEL opgenomen wordt in de monitoring
Een “1” betekent dat het KvK-nummer NIET wordt opgenomen in de monitoring.

Voorbeeld uploadbestand

LET OP KOLOM D“ref a en ref b”worden wel opgenomen in de monitoring, “ref c”wordt niet opgenomen in de monitoring.

batch3.jpg

Controleer de celeigenschappen van kolom B. 

batch4.jpg

- Kolom B regel 1 moet “getal” zijn.

batch5.jpg

- Kolom B regel 2, 3, etc. moet “tekst” zijn.

batch6.jpg

In Excel het bestand opslaan als CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken).

batch7.jpg

U kunt indien gewenst het opgeslagen CSV bestand openen en bekijken met Notepad of een andere tekst-editor.

batch8.jpg

UBO Check Batchverwerking mislukt. Foutmelding "Length of reference too long (more than 20)"

Ik krijg de volgende foutmelding bij het aanbieden van een batch bestand: "Length of reference too long (more than 20)". Wat nu? Op regel 1 in kolom A bevat het veld meer dan 20 karakters. Wijzig dit veld naar minder of gelijk aan 20 karakters. Voor meer informatie zie de UBO handleiding, hoofdstuk 6.1Aanmaken batch. Sla het bestand op als .CSV en probeer het opnieuw.

Meer informatie zie UBO handleiding, hoofdstuk 6.1 Aanmaken batch


UBO Check Batchverwerking mislukt. Foutmelding "Wrong number of columns on first line of batch"

Ik krijg de volgende foutmelding bij het aanbieden van een batch bestand: "Wrong number of columns on first line of batch". Wat nu? Op regel 1 zijn naast kolom A enkolom B, meerder kolommen aanwezig die een waarde bevatten. Dit kan zelfs een spatie zijn. Open het bestand in een tekst editor(bijv notepad) en controleer op de eerste regel of er ";" tekens aanwezig zijn. Verwijder deze en sla het bestand op als een .csv bestand en probeer het opnieuw.

Meer informatie zie UBO handleiding, hoofdstuk 6.1 Aanmaken batch


UBO Check Batchverwerking mislukt. Foutmelding "Invalid date provided"

Ik krijg de volgende foutmelding bij het aanbieden van een batch bestand: "Invalid date provided". Wat nu?

Op regel 1 in kolom B, is de datum notatie onjuist.

De juiste notatie is: "JJJJMMDDUUMM"
-jaar (JJJJ)
-maand (MM)
-dag (DD)
-uur (UU)
-minuten (MM)

Meer informatie zie UBO handleiding, hoofdstuk 6.1 Aanmaken batch


UBO Check Batchverwerking mislukt. Foutmelding "Geen geldige record in CSV bestand gevonden"

Ik krijg de volgende foutmelding bij het aanbieden van een batch bestand: "Geen geldige record in CSV bestand gevonden". Wat nu? Het batchbestand bevat alleen een header(regel 1). Het batch bestand voldoet niet aan het formaat. Meer informatie zie UBO handleiding, hoofdstuk 6.1 Aanmaken batch


UBO Check: Wat zijn mutatiecodes?

Mutatiecodes worden mee gegeven vanuit de monitoring. Aan de hand van mutatiecodes kunt u terug zien welk record er gewijzigd is.

0 = ongewijzigd (er is helemaal niets gewijzigd aan het record)
1 = new (alleen in het geval de combinatie 'KvK-nummer + persoonsnummer + rol/functie' nog niet voorkomt in het bestand)
2 = update (in het geval de combinatie 'KvK-nummer + persoonsnummer + rol/functie' wel voorkomt in het bestand en er is iets gewijzigd aan het record)
3 = delete ((in het geval de combinatie 'KvK-nummer + persoonsnummer + rol/functie' niet meer voorkomt in het bestand, dit vast te stellen door bestandsvergelijking oud-nieuw door Graydon)

Meer informatie zie UBO Handleiding, Hoofdstuk 7.2 Mutatiecodes


UBO Check: Verwerken van Batchbestand duurt lang, hoe kan dat?

Elke 5 minuten wordt er gekeken of er een batch bestand aangeboden is bij UBO Check.
De duur van de verwerking is afhankelijk van de grootte van het bestand dat aangeleverd is.
Wanneer er bij de instellingen van de UBO Check een emailadres is opgegeven, wordt hiernaar na de verwerking van het bestand een email gestuurd.


Op welke manier kan de Whitelist binnen Compliancy Check worden onderhouden?

Zie Functionele beschrijving Compliancy Check v2.5, pagina 23 e.v.

Het beheren van de Whitelist vindt plaats in Compliancy Check OnWeb. De webapplicatie is te benaderen via de URL : https://www.abzportal.nl/compliancycheck. De beheerder van de Whitelist dient te beschikken over een Digitaal Paspoort met autorisatie voor Compliancy Check – Whitelist-gebruiker.


Is er een mogelijkheid om per bedrijfsonderdeel van een Erkende Deelnemer een eigen Whitelist te hanteren?

Alleen voor de bedrijfsonderdelen van een Erkende Deelnemer die afzonderlijk Erkende Deelnemer zijn van Stichting CIS en als aparte bedrijven zijn ingericht bij Solera voor de dienst Compliancy Check.


Hoe doe ik onderzoek naar de UBO?

De Wwft schrijft voor dat een instelling onderzoek doet naar de identiteit van een cliënt, voordat zij een transactie uitvoert of een zakelijke relatie aangaat. Dit zijn de globale stappen die u neemt voor het onderzoek naar de UBO:

Stap 1. Achterhaal de identiteit

Een belangrijk onderdeel van dit onderzoek is het vaststellen en controleren van de identiteit van de UBO. Dit onderzoek wordt het cliëntenonderzoek genoemd en mag risico-gebaseerd plaatsvinden. Dit houdt in dat u zelf een inschatting moet maken van de risico’s van een zakelijke relatie of transactie op witwassen en/of financieren van terrorisme. 

Stap 2. Doe een Compliancy Check

Wanneer u de identiteit heeft achterhaald, moet u de UBO screenen om het risico te kunnen inschatten. Staat de UBO bijvoorbeeld op één van de sanctielijsten? Dit kunt u eenvoudig screenen met behulp van Compliancy Check.

Binnen de UBO Check webapplicatie kunt u bij Instellingen instellen of u de UBO Check resultaten automatisch wenst te toetsen tegen de sanctielijsten met behulp van Compliancy Check.

Als u dit heeft ingesteld worden alle UBO Check resultaten automatisch voor u omgezet naar een formaat waarmee een Compliancy Check kan worden uitgevoerd. Vervolgens wordt geautomatiseerd de toetsing van de UBO Check resultaten tegen de sanctielijsten met behulp van Compliancy Check voor u uitgevoerd.

De resultaten (mogelijke hits) van de Compliancy Check komen op de whitelist van de klant. U moet beoordelen of een mogelijke hit wel of geen hit is. Het resultaat van deze beoordeling legt u vast in de whitelist van Compliany Check.   


Is onderzoek naar de UBO verplicht?

Onderzoek naar de UBO is verplicht voor bedrijven die onder de ‘Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme’ (afgekort de ‘Wwft’) vallen. Wanneer u wilt weten of u hieronder valt, verwijzen wij u naar artikel 1 van de Wwft voor een lijst van partijen waarop de wet van toepassing is. Naast banken, trustkantoren en verzekeraars geldt de wet onder meer voor advocaten, notarissen en geldwisselkantoren.


Wat is een UBO?

De afkorting UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, oftewel uiteindelijk belanghebbende. Voor bepaalde (financiële) instellingen, zoals banken, trustkantoren en verzekeraars, geldt de wettelijke plicht om de identiteit van een UBO te achterhalen wanneer zij zakendoen met die partij. De achtergrond van deze bepaling is om te voorkomen dat natuurlijke personen met kwade bedoelingen, zoals bijvoorbeeld het witwassen van geld, zich kunnen verschuilen achter een onderneming, stichting of andere juridische entiteit.

 

De uiteindelijk belanghebbende van een juridische entiteit is de natuurlijke persoon die:

een belang heeft van minstens 25 procent in het kapitaal van de rechtspersoon, OF

minstens 25 procent van de stemrechten kan uitoefenen in een algemene vergadering, OF

begunstigde is van minstens 25 procent van het vermogen van de rechtspersoon.


Wat is de prijs van de UBO Check dienstverlening?

De UBO Check dienst kent een prijs per zakelijke relatie per jaar. Jaarlijks vindt een herijking plaats op basis van het aantal KvK-nummers in monitoring.


Op welke wijze kan ik toegang krijgen tot UBO Check?

Met Solera certificaten wordt de identiteit van gebruikers met toegang tot UBO Check gegarandeerd en wordt gezorgd dat de gebruiker toegang krijgt. Authenticatie verloopt via een persoonsgebonden Digitaal Paspoort of een server gebonden server certificaat.


Kan de UBO Check geautomatiseerd worden uitgevoerd?

Via een webapplicatie, webservice of een batch kunt u geautomatiseerd de UBO’s en de KvK rollen vaststellen. De resultaten zijn geschikt om toetsing tegen de sanctielijsten uit te voeren. UBO Check ondersteunt de sanctielijst toetsing via Compliancy Check.

Dit alles wordt uitgevoerd en aangeboden via de bestaande Solera infrastructuur en processen. Hierdoor blijft de aanpassing voor u minimaal.


Wat zijn de mogelijke uitkomsten uit de UBO Check?

De uitkomsten die per pad kunnen voorkomen zijn:

  • UBO: er is een UBO gevonden in dit pad. In dit geval wordt de gevonden UBO getoond en het pad daar naartoe.
  • Geen UBO: er is in dit pad geen UBO gevonden. In dit geval wordt de hoogst gevonden bestuurder getoond en het pad er naar toe.
  • Waarschijnlijke UBO: er is in dit pad een persoon gevonden die waarschijnlijk een UBO is, maar waarvan dit niet met 100% zekerheid kan worden gesteld. Er dient nader onderzoek verricht te worden.
  • Complex: Het pad is ondoorzichtig / complex. Indien eenzelfde entiteit meerdere keren voorkomt in het pad en er dus een kringverwijzing ontstaat dan wordt deze uitkomst gegeven. Het pad wordt getoond. Er dient nader onderzoek verricht te worden.
  • Geen data-In onderzoek: er is in dit pad onvoldoende data om een UBO te bepalen. Voor het laatst gevonden bedrijf in het zoekpad wordt door ABZ/Graydon nader onderzoek ingesteld. De verkregen resultaten worden via de monitoring automatisch aan u aangeleverd.
  • Geen data-Failliet: er is in dit pad onvoldoende data om een UBO te bepalen. Het gezochte bedrijf is failliet.
  • Geen data-Surseance: er is in dit pad onvoldoende data om een UBO te bepalen. Er is surseance van betaling verleend aan het gezochte bedrijf.
  • Geen data-Opheffing: er is in dit pad onvoldoende data om een UBO te bepalen. Het gezochte bedrijf is opgeheven. 
  • Geen data-Buitenland: er is in dit pad onvoldoende data om een UBO te bepalen. Het pad eindigt in het buitenland.
  • Bedrijfsleiding: de gevonden persoon bevindt zich in de bedrijfsleiding van het gezochte bedrijf maar is op basis van zijn KvK-rol niet als UBO te kwalificeren.

Per pad worden de gevonden UBO’s en KvK- rollen getoond.
Mogelijke KvK-rollen:

Beherend Vennoot, Commissaris, Directeur, Eigenaar, Penningmeester, Procuratiehouder, Secretaris, Vennoot, Voorzitter, Bestuurslid, President-directeur, Voorzitter Raad van Bestuur, Vice President, Vice Voorzitter, Bewaarder der boeken, Lid Raad van Beheer, Voorzitter Raad van Beheer, Bevoegd Functionaris, Aandeelhouder.

De informatie per rol betreft:

Voorletters, Voorvoegsel, Achternaam, Geslacht, Geboortedatum, Geboorteplaats, Geboorteland, Straatnaam, Huisnummer, Huisnummer toevoeging, Postcode, Plaats.

Deze gegevens worden, indien voorhanden, weergeven.


Wat is de update frequentie van de UBO Database?

De UBO Database is dagelijks up-to-date door:

  • Verwerking aangevraagde KvK uittreksels.
  • 200.000 updates per maand door bedrijven zelf.
  • Wijzigingen Credit management database.
  • Eigen onderzoeksteam (40FTE).
  • Up-to-date bestand met 100% aandeelhouders van bedrijven.

Wat zijn de bronnen van de UBO Database?

In totaal gaat hem om 12.500 geraadpleegde bronnen:

Publieke bronnen

  • Kamers van Koophandel.
  • Basis gegevens KvK.
  • KvK Specifieke gegevens.
  • 100% aandeelhouders.
  • Participaties.
  • Bestuurders.
  • Historie.
  • Rechtbanken.
  • Faillissementen, schuldsaneringen en surseances van betalingen.
  • Kranten.
  • Internet.
  • Sector informatie.
  • Macro en meso informatie.

Eigen bronnen

  • Eigen incassobureau: 90.000 verwerkte vorderingen per jaar.
  • Samenwerking met kredietverzekeraars Euler Hermes, Coface en Atradius.
  • Vele banken en verzekeraars maken gebruik van onze UBO database.

Waar is de UBO Database uit opgebouwd?

Wij beschikken over een uitgebreide UBO database. De oorsprong van deze kwaliteit ligt in de volgende factoren:

  • 4.700.000 unieke bedrijven, waarvan 800.000 handelsactief.
  • Gehele concern inzichtelijk.
  • Er wordt tot 13 niveaus diep gezocht naar UBO’s.
  • Gehele pad naar de UBO inzichtelijk en weergegeven.

Kenmerken en eigenschappen van de UBO Check dienstverlening?

De UBO Check brengt op basis van het KvK-nummer betrokkenen bij een (potentiele) zakelijke relatie, gevestigd in Nederland, in kaart.
Voor elke vertakking in een concernstructuur wordt het pad tot aan de hoogste entiteit doorlopen. Elk pad heeft een bepaalde uitkomst. Het kan dus voorkomen dat er verschillende uitkomsten worden gegeven voor een UBO Check op één bedrijf.

Identificatie UBO op basis van aandelen en belang

aandelen_belang.png

Identificatie UBO op basis van KvK-rollen

KvK-rollen.png

Uit welke modules bestaat UBO Check?

UBO Check Bestaande Relaties

Uw gehele portefeuille wordt verrijkt met KvK-nummers en UBO’s van de betreffende bedrijven.

UBO Check Nieuwe Relaties     

Van elke nieuwe relatie kunt u eenvoudig bepalen wie de UBO’s zijn achter het bedrijf. Betreffend bedrijf wordt automatisch in monitoring gezet.

UBO Check Monitoring     

Uw totale portefeuille wordt gemonitord op wijzigingen in de UBO’s. Bij een wijziging krijgt u de nieuwe UBO Check resultaten automatisch toegezonden.

UBO Check Audittrail

Alle bevragingen worden voor u vastgelegd zodat u kunt aantonen bij audits door De Nederlandsche Bank dat u voldoet aan wet- en regelgeving.

UBO Check sanctielijst toetsing

De UBO Check resultaten zijn geschikt om toetsing tegen de sanctielijsten uit te voeren. UBO Check ondersteunt de sanctielijst toetsing via Compliancy Check.


Waarom UBO Check?

Als u een financiële dienst levert of financiële transactie aangaat, moet u controleren of uw (potentiële)relatie voorkomt op de Europese en/of Nederlandse Sanctielijst.
DNB geeft een ruime definitie van het begrip ‘relatie’, namelijk:
“ een ieder die betrokken is bij een financiële dienst of een financiële transactie”.
Alle betrokkenen noemen we verder UBO (Ultimate Benificial Owner). Hieronder vallen onder andere:

  • cliënten;
  • vertegenwoordigers of gemachtigden;
  • uiteindelijk belanghebbenden van de cliënten;
  • begunstigden van een product (bijvoorbeeld bij een uitkering op een levensverzekering) of (internationale) overboeking van gelden;
  • wederpartij bij een financiële transactie/product (bijvoorbeeld bij uitkering van een schadeverzekering).

Voor particuliere relaties is het relatief eenvoudig om te controleren of de betreffende persoon op één van de sanctielijsten voorkomt.
Voordat de controle op een zakelijke relatie kan worden uitgevoerd moet eerst worden onderzocht wie de betrokkenen zijn.
De controle moet plaatsvinden:

  • bij de beoordeling van nieuwe aanvragen zakelijke relaties;
  • periodiek op alle zakelijke relaties of er wijzigingen zijn opgetreden in het bedrijf ten aanzien van de betrokkenen;
  • alvorens een uitkering te verstrekken uit hoofde van een  verzekeringen naar zakelijke klanten en/of derden.

Wie gebruiken UBO Check?

De doelgroepen van UBO Check zijn verzekeraars en gevolmachtigden.


Op basis van welke wetgeving moet u de UBO Check uivoeren?

Voor financiële instellingen in Nederland geldt een aantal wettelijke bepalingen op basis waarvan deze instellingen moeten weten wie hun klanten zijn. Drie wetten zijn hierbij belangrijk:

  • de Wet op het financieel toezicht (Wft)
  • de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft)
  • Sanctiewet 1977 (Sanctiewet)

Met deze bepalingen wordt onder meer het witwassen van gelden en de financiering van terrorisme tegengegaan. Om deze reden mag u geen financiële dienst leveren of financiële transactie aangaan met personen en/of organisaties die op de Europese en/of Nederlandse Sanctielijst staan.